Watchdoc ScanCare - Présentation

Principe

Watchdoc ScanCare est un module complémentaire de la solution Watchdoc permettant de numériser des documents, de les enrichir et de les envoyer, depuis les périphériques multifonction, vers un dossier du réseau ou, par mail, à un destinataire de son choix.

 

L'utilisateur dispose de profils personnalisés dans lesquels sont enregistrés les critères de numérisation qui correspondent à ses besoins les plus fréquents. L'utilisateur gagne ainsi du temps lorsqu'il lance une numérisation.

 

Les numérisations peuvent être :

  • converties dans différents formats, puis sauvegardées : Image, RTF, Word, PDF, PDF indexable ;

  • envoyées via e-mail, ou via transfert de fichier (FTP) vers un serveur de fichiers ;

  • transférées dans un système documentaire tels qu'Exchange®, Sharepoint®, DocuShare® ou vers le cloud grâce aux différents connecteurs. 

 

Les pages numérisées avec Watchdoc ScanCare sont incluses dans les statistiques de Watchdoc de l'utilisateur.

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Fonctions disponibles

De multiples fonctions enrichissent le traitement des fichiers numérisés :

Code-barres reconnaissance et lecture de code-barres permettant :

  • la séparation de documents,

  • l'intégration des processus de flux de travail automatisés tels que la vérification à distance, l'audit et la traçabilité ;

  • l'indexation et l'acheminement automatique des documents numérisés en utilisant les actions stockées dans ces codes-barres ;
Reconnaissance de caractères (OCR)

permettant une lecture et une recherche des documents textuels numérisés,

mais aussi leur enregistrement dans des formats d'outils bureautiques tels que MS Word, MS Excel, OpenDocument, RTF ou Text (avec fonction d'autorotation des documents, si nécessaire et ciblage des zones du document à analyser) ;
Numérisation intelligente : grâce aux outils Scanner Power Tools (SPT), la numérisation est optimisée :

  • nommage automatique des fichiers,

  • création de fichiers PDF indexables,

  • autorotation des pages,

  • nettoyage des pages,

  • recadrage des pages,

  • suppression des pages blanches,

  • estampillage Bates,

  • ajout de metadonnées,

  • séparation de documents,

  • compression des pages.
Connecteurs vers des bases de données : ces connecteurs permettent la reconnaissance et l'indexation de données significatives, la recherche plein texte dans la base de données ;
Scan to mail :

envoi des fichiers numérisés vers des adresses e-mail (intégration avec MS Outlook, ajout de destinataires en copie et/ou copie cachée, notification de réception du fichier numérisé) ;

Scan to cloud : grâce aux connecteurs, ScanCare peut s'intégrer à :

  • Google Drive® professionnel,

  • Sharp® Cloud Portal Office (SCPO),

  • Scan to Box®,

  • OneDrive®,

  • Gmail®

  • et applications fondées sur WebDAV.
Scan to IBM® softwares: ScanCare permet d'envoyer les fichiers numérisés vers les logiciels IBM Lotus Notes and Domino, permettant ainsi la recherche des adresses mail directement dans leurs répertoires.
Scan to Sharepoint® : ScanCare permet d'envoyer les fichiers numérisés vers l'espace SharePoint Services® de l'utilisateur.